fungsi manajemen poac

Fungsi Manajemen POAC Menurut George R. Terri dan Para Ahli

Fungsi manajemen dalam hal ini adalah sejumlah kegiatan yang meliputi beraneka ragam jenis pekerjaan yang dapat digolongkan ke dalam satu kelompok sehingga membentuk satu kesatuan administratif.

Fungsi Manajemen dan Jenis Pekerjaan

fungsi manajemen

Sebagaimana yang dikatakan oleh Louis A. Allen di dalam bukunya “The Professional of Management” manajemen adalah suatu jenis pekerjaan khusus yang menghendaki usaha mental dan fisik yang diperlukan untuk memimpin, menyusun, merencanakan, dan mengawasi.

Allen, Louis A., mengatakan bahwa pekerjaan manajer itu mencangkup 4 fungsi manajemen, yaitu:

  1. Leading (memimpin)
  2. Planning (merencanakan)
  3. Organizing (menyusun)
  4. Controlling (mengawasi dan meneliti), yaitu menentukan langkah-langkah yang lebih baik.

Setiap manajer atau pemimpin harus menjalankan keempat fungsi manajemen tersebut di dalam organisasi sehingga hasilnya menjadi suatu keseluruhan yang sistematis.

Contohnya setiap orang bisa merencanakan dan menyusun pekerjaannya, tetapi jika cuma itu mereka belum bisa disebut manajer, seperti halnya seorang ibu tidak bisa kita sebut sebagai dokter, hanya karena kadang-kadang ibu itu memberikan anaknya fungsi pokok manajemen, yaitu:

  1. planning;
  2. organizing;
  3. staffing;
  4. directing and leading;
  5. controlling.

George R. Terry merumuskan fungsi manajemen menjadi empat fungsi manajemen pokok, yaitu:

  1. planning;
  2. organizing;
  3. actuating;
  4. controlling.

Berkaitan dengan hal tersebut, menurut George R. Terry perlu memahami konsep PIRO, yang merupakan singkatan dari people, ideas, resources, dan objectives.

People (manusia) merupakan sumber daya manajemen paling penting yang tersedia bagi manajer.

Sebagaimana dalam analisis akhir manajemen adalah: oleh (by), melalui atau dengna menggunakan (through) dan untuk (for) manusia.

Hal ini berarti dalam upaya mencari suatu tujuan yang telah ditentukan maka setiap anggota organisasi perlu diberitahu, diyakini dan dibangkitkan semangatnya.

Selain itu, mereka perlu diarahkan sesuai dengan tugas-tugasnya agar hasil kerjanya dapat memuaskan.

Ideas (gagasan-gagasan) merupakan milik yang paling berharga dari manajer, yaitu berupa pemahaman mengenai sesuatu berupa konsep-konsep pemikiran yang diperlukan.

Objectives merupakan tujuan-tujuan yang memberikan makna bagi penggunaan manusia, gagasan dan sumber daya.

Jadi, jelas ada suatu tujuan yang dicapai dan suatu misi yang harus diemban sesuai dengan sasaran dari setiap kegiatan organisasi.

Luther Gulick (1930) mengatakan, fungsi manajemen adalah POSDCORB, singkatan dari:

P = Planning

O = Organizing

S = Staffing

D = Directing

C = Coordinating

R = Reporting

B = Budgeting

Sebenarnya lama sebelum tahun (1908) Henry Fayol menyebutkan bahwa tugas utama seorang manajer adalah:

  1. merencanakan (to plan);
  2. mengorganisasikan (to organize);
  3. mengkoordinasikan (to coordination);
  4. mengawasi (to control).

Sesungguhnya pandangan mengenai fungsi manajemen itu tidak berbeda antara beberapa ahli tersebut, cuma yang satu memasukkan salah satu atau dua fungsi ke dalam satu fungsi, sedangkan yang lain membaginya lagi sehingga menjadi beberapa fungsi yang lebih terperinci.

Kita lihat, misalnya Louis A. Allen memasukan fungsi directing, selecting people dan staffing ke dalam salah satu fungsi manajemen, yaitu leading, sedangkan Koontz dan O’Donnell memisahkannya.

Selain itu, kita lihat George R. Terry merumuskan planning menjadi fungsi pertama, sedangkan fungsi learning dia memasukan ke dalam actuating.

Jika kita lihat sistematika fungsi-fungsi manajemen dari Louis A. Allen, kita akan melihat bahwa hal di atas sudah sesuai dengan kenyataan di lapangan, bahwa setiap manajer harus melaksanakan keempat fungsi tersebut, sehingga hasilnya menjadi satu kesatuan yang sistematis.Berkomunikasi adalah pekerjaan seorang manajer, terutama dalam menjami

Masing-masing fungsi tidak berdiri sendiri, tetapi harus dirakit menjadi proses manajemen. Fungsi manajemen menurut Louis A. Allen terdiri dari:

1. Manajemen Leading (memimpin)

fungsi manajemen leading
fungsi manajemen ©pixels.com

Memimpin adalah pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer agar orang-orang lain bertindak.

Dalam pengertian manajemen, memimpin bukan proyeksi dari sifat pribadi, melainkan merupakan suatu jenis pekerjaan khusus yang terdiri dari keahlian yang dapat dikelompokkan ke dalam golongan yang sama sehingga menuntut dirinya sebagai seorang generalist.

Fungsi leading ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu:

  • mengambil keputusan (decision making);
  • mengadakan komunikasi (communicating);
  • memberikan motivasi (motivating);
  • memilih orang-orang (selecting people);
  • mengembangkan orang-orang (developing people).

Penjelasan fungsi manajemen sebagai leading adalah sebagai berikut :

  1. Mengambil keputusan adalah pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer dalam memperoleh kesimpulan-kesimpulan dan pendapat (conclusion and judgement) dalam memberi keputusan mengenai suatu soal.
  2. Berkomunikasi merupakan tugas utama bagi seorang manajer, terutama ketika mentrasfer pemikiran antara dirinya dengan bawahan yang dipimpinnya.  Tugas pemimpin dalam kaitan dengan komunikasi adalah memberikan penerangan mengenai tradisi, tujuan, sejarah, perubahan, dan politik.Oleh karena itu, seriap bawahan atau kariawan wajib mengetahui dan memahami tiga point berikut seperti yang terlihat dalam diagram berikut ini.
    fungsi manajemenMerupakan tugas seorang pemimpin untuk memberikan penerangan kepada bawahannya mengenai tradisi, tujuan, sejarah, dan politik perusahaannya.

    Mereka harus mengerti betul tentang struktur organisasi, hubungan kepegawaian dan aktivitas dari satu bagian dengan bagian lainnya.

    Oleh sebab itu, mereka harus bisa beradaptasi dengan job list yang diberikan dan juga dengan kultur yang berlaku.

    Jadi, fungsi komunikasi itu maksudnya untuk menjamin pengertian timbal balik antara atasan dan manajer serta orang-orang lain yang tergabung dalam organisasi.

    Manajer harus mengerti bawahannya dan memahami kebutuhannya dan pendapat mereka.

  3. Motivasi adalah fungsi yang merupakan pekerjaan seorang manajer dalam memberikan inspirasi, semangat dan dorongan kepada orang lain untuk bertindak.Motif adalah suatu dorongan dari dalam dirinya atau dari luar yang memberikan suatu kekuatan yang sangat bear untuk berbuat sesuatu.

    Motivasi diarahkan kepada sumber utama tingkah laku manusia (mainspring human behaviosr) dan hal ini merupakan salah satu keahlian manajemen yang paling sulit.

    Cara-cara yang dipergunakan oleh seorang pemimpin untuk menuntut dan membantu bawahannya tentu saja bermacam-macam.

    Untuk mendapatkan yang paling baik, dibutuhkan suatu pengetahuan dari berbagai macam cara yang disertai dengan intuisi untuk memilih cara yang paling tepat waktu dan tempatnya.

  4. Pekerjaan manajer yang lain adalah memilih orang-orang untuk kelompoknya, yaitu memilih orang yang pandai dan cock untuk bekerja sama dengan anggota kelompok lain.
  5. Mengembangkan orang-orang adalah pekerjaan manajer dalam memperbaiki sikap dan pengetahuan orang, yaitu dengan jalan melatih dan mengembangkan orang sehingga bakat dan kecakapan dapat digunakan dan dimanfaatkan sepenuhnya. Hal ini menurut beberapa usaha, yaitu
    a. appraisal of performance (penilaian hasil kerja);
    b. counseling (pemberian saran dan nasihat) ;
    c. coaching
    (instruksi dan latihan perseorangan)
    d. training (perintisan tindakan latihan).

Leading merupakan fungsi utama manajemen yang sangat berpengaruh,  dan skill memimpin merupakan keahlian seorang manajer untuk mengatur hubungan antar manusia (human relations).

Oleh karena itu, timbul kecenderungan untuk menarik kesimpulan bahwa hubungan antar manusia yang sempurna dan manajemen yang efektif adalah suatu hal yang tidak bisa dipisahkan.

2. Management Planning

 

fungsi manajemen planning
fungsi manajemen ©consumeraffairs.com

Manajemen planning meliputi beberapa kegiatan, seperti:

  1. forecasting (meramalkan);
    Pekerjaan manajer dalam memperkirakan keadaan dan waktu yang akan datang.
  2. establishing objective (menetapkan maksud dan tujuan);
    Tugas manajer dalam menentukan saran-saran atau tujuan (goal or target).
  3. programming (mengacarakan);
    Menetapkan urutan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
  4. scheduling (mengatur tata waktu);
    Menetapkan urutan yang tepat. Hal ini sangat penting agar semua tindakan dapat berhasil dengan baik.
  5. budgeting (menyusun anggaran belanja);
    Mengalokasikan sumber-sumber daya yang ada.
  6. developing procedures (mengembangkan prosedur);
    Menormalisasikan cara-cara pelaksanaan pekerjaan (standardize).
  7. establishing and interpreting police (menetapkan dan menafsirkan kebijakan-kebijakan);
    Menerapkan dasar-dasar pelaksanaan pekerjaan.

Harold Koontz dan O’Donnel mengatakan, fungsi perencanaan adalah “bila kelompok orang berusaha agar efektif, maka mereka harus mengetahui apa yang harus mereka selesaikan”.

Rencana tersebut sudah ditetapkan jauh jauh hari, apa yang dikerjakan, kapan mengerjakannya, siapa yang mengerjakannya, dan bagaimana cara mengerjakannya.

Planning menjembatani kesenjangan ketika kita berada dan ke mana kita ingin pergi atau dengan kata lain “plans are made to operate in the future“.

Lebih jauh Koontz mengatakan, “planning meminta proses pemikiran yang memerlukan arah tindakan yang ditentukan secara sadar dan merupakan dasar dari keputusan-keputusan terhadap tujuan, pengetahuan, dan dugaan yang disoroti”.

Jadi, dalam “planning” kita melihat ke muka, yaitu ke masa yang akan datang dan dengan kontrol kita melihat ke belakang, yaitu mengenai tindakan yang dilaksanakan.

3. Management Organizing (penyusunan manajemen)

fungsi manajemen ©lynda.com

Kegiatan yang dilakukan oleh manajer dalam mengatur dan menghubungkan pekerjaan yang dilakukan sehingga dapat dilaksanakan dengan efektif oleh orang lain (karyawan.

Fungsi manajemen organizing ini meliputi:

  1. Designing Organization Structure (merencanakan strukur organisasi)
    Menyusun pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang ditentukan, menggolongkan pekerjaan agar merupakan satu kesatuan organisasi yang seimbang, dan menentukan tanggung jawab dalam setiap jabatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
  2. Delegating Responsibility and Authority (mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang)
    Mempercayakan tanggung jawab dan wewenang kepada orang lain, serta menetapkan pertanggungjawaban (accountibility) untuk hasil yang dicapai.
  3. Establishing Relationship (menetapkan hubungan-hubungan yang membedakan antara line dan staff)
    Menjelaskan reporting relationship (hubungan pelapor) antar bawahan masing-masing, dan antar kelompok sendiri dengan kelompok lainnya.Misalnya antara line dan staf, khususnya merupakan cara untuk membedakan antara dua jenis hubungan.

    Hubungan line
    Menunjukkan peranan orang-orang dalam suatu kelompok yang mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan terakhir dalam soal-soal yang berhubungan dengan maksud dan tujuan utama organsasi.

    Hubungan Staf
    Menunjukkan hubungan dari mereka yang bertanggung jawab atas pemberian nasehat dan jasa untuk membantu agar kelompok mencapai tujuan.

4. Management Controlling (pengawasan, pengendslian dan pengamatan)

fungsi manajemen controlling
unsplash.com

Pekerjaan manajer dalam menilai dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan dan yang telah selesai. Cara-cara pengawasan dalam manajemen diperoleh melalui:

  1. developing performance standard (perkembangan tinskadderajat pekerjaan);
  2. measuring performance (pengukuran hasil pekerjaan);
  3. evaluating results (penilaian hasil pekerjaan);
  4. taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan).

Keempat cara pengawasan melalui manajemen pengendalian dapat dijelaskan sebagai betikut.

1. Developing performance standard

Pekerjaan yang harus diselesaikan oleh manajer dalam menetapkan alat-alat pengukuran (yard-stick). Dengan alat itu, dinilainya hasil pekerjaan orang yang harus melapor kepadanya.

Ukuran-ukuran ini dapat diambil dan tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksanaan dan anggaran belanja yang ditetapkan dan direncanakan.

2. Measuring performance

Memastikan dan menetapkan pekerjaan mana sudah selesai dan mana yang sedang dalam proses pengerjaan. Hal tersebut dapat dicapai melalui pengamatan, laporan dan catatan berbagai kegiatan.

3. Evaluating result

Menetapkan arti perbedaan-perbedaan dan pengecualian-pengecualian dengan cara membandingkan hasil pekerjaan yang sebenarnya dengan ukuran hasil pekerjaan.

4. Taking corrective action

Meluruskan dan mengadakan perbaikan terhadap penyinpangan-penyimpangan yang terjadi.

Adapun terkait ke 4 fungsi manajemen tersebut saling terhubung antara fungsi manajemen satu dengan fungsi manajemen yang lain.

Semua itu merupakan hasil hubungan antara fungsi leading, planning, organizing dan controlling.

Semua susunan, rencana-rencana, alat-alat pengawas dan peneliti tidak berguna tanpa adanya penggerak dari orang-orang yang dipimpin, yaitu manusianya.

Oleh karena itu, manusia adalah unsur manajemen yang terpenting dalam setiap organisasi. Fungsi-fungsi pokok manajemen menurut George R. Terry yang membentuk fungsi manajemen sebagai salah satu proses sebagai berikut.

  1. Planning
    Kegiatan yang menentukan berbagai tujuan dan penyebab tindakan-tindakan selanjutnya.
  2. Organizing
    Kegiatan membagi pekerjaan di antara anggota kelompok dan membuat ketentuan dalam hubungan-hubungan yang diperlukan.
  3. Actuating
    Kegiatan menggerakan anggota-anggota kelompok untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas masing-masing.
  4. Controlling
    Kegiatan untuk menyesuaikan antara pelaksanaan dan rencara-rencana yang telah ditentukan.

Selanjutnya, ia membuat suatu tabel perincian berbagai kegiatan penting dan setiap fungsi pokok manajemen yang merupakan pekerjaan manajer sebagai berikut.

Perencanaan (Planning)

  1.  Menjelaskan, memantapkan dan memastikan tujuan yang dicapai.
  2. Memprediksi keadaan atau peristiwa yang akan datang.
  3. Memperkirakan kondisi-kondisi pekerjaan yang dilakukan.
  4. Memilih tugas yang sesuai untuk pencapaian tujuan.
  5. Membuat rencana secara menyeluruh dengan menekankan kreativitas agar diperoleh sesuatu yang baru dan lebih balk.
  6. Membuat kebijaksanaan, prosedur, standar dan metode-metode untuk pelaksanaan kerja.
  7. Memikirkan peristiwa dan kemungkinan akan terjadi.
  8. Mengubah rencana sesuai dengan petunjuk hasil.

Pengorganisasian (Organizing)

  1. Membagi pekerjaan ke dalam tugas-tugas operasional.
  2. Mengelompokkan tugas-tugas ke dalam posisi-posisi secara operasional.
  3. Menggabungkan jabatan-jabatan operasional ke dalam unit-unit yang saling berkaitan.
  4. Menempatkan dan memilih orang untuk pekerjaan yang cocok dengan orang tersebut.
  5. Menjelaskan persyaratan dari setiap jabatan.
  6. Menyesuaikan wewenang dan tanggung jawab bagi setiap anggota.
  7. Menyediakan berbagai fasilitas untuk pegawai.
  8. Menyelaraskan organisasi sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

Penggerakan (Actuating)

  1. Melakukan kegiatan partisipasi dengan senang hati terhadap semua keputusan, tindakan atau perbuatan.
  2. Mengarahkan dan menantang  orang lain agar bekerja sebaik-baiknya.
  3. Memotivasi anggota.
  4. Berkomunikasi secara efektif.
  5. Meningkatkan anggota agar memahami potensi secara penuh.
  6. Memberi reward  berupa penghargaan kepada pegawai yang menyelesaikan pekerjaannya dengan baik.
  7. Mencukupi keperluan pegawai sesuai dengan kegiatan pekerjaannya.
  8. Berusaha memperbaiki instruksi sesuai dengan petunjuak pengawasan.

Pengendalian (Controlling)

  1. Membandingkan hasil-hasil pekerjaan dengan rencana secara keseluruhan.
  2. Menilai hasil pekerjaan dengan standar hasil kerja.
  3. Membuat media pelaksanaan secara tepat.
  4. Memberitahukan media pengukur pekerjaan.
  5. Memindahkan data secara terperinci agar dapat terlihat perbandingan dan penyimpangan-penyimpangannya.
  6. Membuat saran tindakan-tindakan perbaikan jika dirasa oleh anggota.
  7. Memberitahu anggota-anggota yang bertanggung jawab terhadap pemberian penjelasan.
  8. Melaksanakan pengawasan sesuai dengan petunjuk hasil pengawasan.

Leave a Comment